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公文的版心部分包括三個要素：版頭、主體、版記。版頭部分包括六個要素：份號、密級及保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號與簽發(fā)人。
一、份號
是指公文印制份數(shù)的順序號。也就是同一份文稿打印出來的若干份正本，要一份一份的標上順序號碼，如一份文件需要印發(fā)10份，份號就是1至10。一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。例：“000001”。
注意：涉密公文應(yīng)當標注份號。也就是說份號并不是一篇公文的必備要素，只有涉密公文需要標注。
二、密級和保密期限
涉密公文應(yīng)當標注絕密、機密、秘密和保密期限。所以密級和保密期限也不是公文的必備要素，只有涉密公文需要標注。如需標注，一般使用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。
注意：保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注，且密級和保密期限中間用實心的五角星分隔開。例如：“秘密 2年”。其中保密期限可以不標注，例如：“秘密”。在這種情況下，則默認秘密、機密與絕密的保密期限分別為10年、20年、30年。
三、緊急程度
公文按照辦理時限的要求分為平件、加急件、特急件。其中“平件”常規(guī)依次傳遞，因此公文的緊急程度只標注“加急、特急”。
四、發(fā)文機關(guān)標志
主要有兩種形式：一是由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，二是省略“文件”二字。聯(lián)合發(fā)文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。
注意：如需同時標注聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前。如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。發(fā)文機關(guān)標志的顏色為紅色，這是公文被稱之為紅頭文件的原因。
五、發(fā)文字號
這一要素是版頭部分考查頻率較高的知識點，主要針對其書寫的格式進行考查。每一篇公文都具有獨一無二的發(fā)文字號，方便后續(xù)的追蹤與檢索。所以聯(lián)合發(fā)文的時候，只能用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。需要注意以下三個方面：
(一)構(gòu)成
由三個要素構(gòu)成：發(fā)文機關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號。例如：“國發(fā)〔2012〕10號”。
(二)年份
年份必須使用全稱，阿拉伯數(shù)字標寫，后面不加“年”字，使用六角括號。例如：“〔2021〕”。
(三)發(fā)文順序號
是指本機關(guān)今年發(fā)布的第幾份文件。不加“第”字，不編虛位(數(shù)字前不加0)，后面加“號”字。例如：“3號”。
六、簽發(fā)人
上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。只有上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人，下行文和平行文一般不標注，主要作用就是明確公文的負責人。
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